価格交渉の申出への対応記録の残し方— ハラスメント相談窓口とは別の実務

1. ハラスメント相談窓口とは別の記録が必要な理由

フリーランス新法では相談窓口の設置が求められますが、 これは主にハラスメント事案を想定した体制です。
価格交渉の申出は性質が異なり、いつ・誰から・どんな理由で申出があり、どう応じたかという取引条件の交渉記録として別に管理するのが実務上分かりやすい整理です。
相談窓口の体制整備義務はこちらの記事を参照してください。

2. 記録しておきたい項目

• 申出日・申出方法（書面・メール・口頭）
• 申出理由（原材料費上昇・最低賃金上昇等）
• 社内での検討内容・回答日・回答内容
• 合意に至った場合の新しい取引条件

口頭のみで済ませて記録を残さないと、後日「協議に応じなかった」という認識の相違につながりやすくなります。

3. 「協議に応じず一方的に代金を決定する行為」との関係

取適法では、中小受託事業者から価格協議の求めがあったにもかかわらず、①協議に応じないこと、または②必要な説明を行わないことなど、一方的に代金を決定する行為が、従来の「買いたたき」とは別の禁止行為として明文化されています。
買いたたきが「著しく低い価格を定めること」を問題にするのに対し、こちらは価格の水準にかかわらず、協議プロセスそのものを問題にする点が異なります。だからこそ、申出から回答までの協議経緯を記録しておく必要があります。
価格水準そのものの線引きは下請代金の減額・買いたたきの禁止を参照してください。

まとめ

価格交渉の申出は、ハラスメント相談とは別の記録として、申出から回答までの経緯を残しておくと、 後から社内外への説明がしやすくなります。
本記事は運用の観点整理であり、法的助言ではありません。