検収不合格の通知テンプレ— 理由の書き方と再納品期日

1. 不合格通知に必要な要素

1-1. 対象成果物と受領日

どの納品物・どの版・いつ受領したかを冒頭に書きます。
版番号やファイル名が無いと、相手は別版を直してきたつもりでもすれ違います。

1-2. 不合格理由は基準との差分で書く

「品質が悪い」だけでは争点になります。
契約・発注書の検収基準との差分を箇条書きにします。基準の作り方は検収基準の決め方を参照してください。

1-3. 再納品期日と連絡窓口

再納品の希望期日、確認担当、質問の受付期限を明記します。
口頭で「早めに」と言うだけでは、台帳上の期日管理ができません。

2. テンプレ本文の骨格

2-1. 件名と冒頭

件名例: 「【検収結果】案件名／納品物名 — 不合格（再納品依頼）」。
冒頭で「本日、下記の通り不合格と判定しました」と結論を先に置きます。

2-2. 理由欄の書き方

各理由は「基準条項または発注書項目 → 現状の事実 → 必要な修正」の3点セットにします。
スクリーンショットやログの添付があれば、ファイル名を本文に列挙します。

2-3. 再納品条件

部分修正で足りるか、全体再提出かを明示します。
再提出後の再検収期間の目安も書き、相手のスケジュール設計を助けます。

2-4. クロージング

問い合わせ先と、期日までに再納品が無い場合の次の連絡タイミングを一文で添えます。
脅し文句は不要です。プロセスの透明性が信頼を守ります。

3. やってはいけない書き方

3-1. 人格非難・感情表現

「毎回雑」「誠意がない」は争点を増やし、記録としても弱いです。
事実と基準差分だけに絞り、社内メモの感情は別ファイルに残します。

3-2. 曖昧な「要改善」

改善箇所が特定できない通知は、再納品しても再不合格になりやすく、関係悪化の原因です。
チェックリスト形式で合格・不合格を行ごとに示します。

3-3. 期日なしの催促

期日が無いと、相手は優先度を下げ、発注側は60日管理が崩れます。
受領拒否や期日の扱いが複雑な場合は検収受領拒否と60日も確認してください。

4. シナリオ：デザイン納品の色指定ミス

4-1. 状況

ブランドガイドラインの色コードと異なるバナーが納品され、マーケ担当が不合格と判断しました。
初回はチャットで「色が違うので直して」とだけ送り、相手は近い色に直して再提出しました。

4-2. テンプレ適用後

不合格通知に「指定色 #1A3A8F／納品色 #2B4AA0」「再納品期日 金曜17時」「確認担当 マーケB」を記載。
再提出は指定色どおりになり、再検収は同日内に完了しました。

4-3. 台帳への反映

子行ステータスを不合格→再納品待ち→検収完了へ更新し、受領日を再納品受領日に更新します。
完了時のメール記録は検収完了メールと受領の手順に合わせます。

5. 通知前チェックリスト

• 対象ファイル名・版・受領日を特定したか
• 不合格理由が検収基準・発注書と1対1か
• 再納品期日と担当者を書いたか
• 社内承認者（購買・現場）の確認を取ったか
• 台帳のステータスと期日を先に更新したか
• 添付証拠のファイル名を本文に列挙したか

6. 段階納品・メディア納品との関係

6-1. 一部だけ不合格

複数成果物のうち一部不合格なら、合格分と不合格分を分けて通知します。
部分検収の切り方は段階納品・部分検収を参照してください。

6-2. 写真・動画納品

解像度・尺・権利表記など、メディア固有の不合格理由はチェック表にします。
写真・動画納品の検収も合わせて確認してください。

6-3. 再不合格が続くとき

同じ理由が2回続くなら、基準の解釈キックオフを日程化し、口頭合意だけに頼らないでください。
累計回数と日付を案件メモに残し、エスカレーション基準を社内で決めます。

7. 通知メールの保管と社内承認

7-1. スレッドの正本

不合格通知と再納品・再合格の一連は同一スレッドまたは同一フォルダに保管します。
個人メールボックスだけに残すと、担当交代で証跡が消えます。

7-2. 不合格の確定者

現場担当の所見だけで外部通知せず、購買または案件オーナーの確認を挟むと後戻りが減ります。
承認者名・承認日時を台帳に残し、通知メールのCCにも入れます。

7-3. 通知後の社内共有

不合格にした事実を、支払担当とスケジュール担当にも即共有します。
共有が遅いと、支払準備や次工程の手配が空振りします。

よくある質問

Q. 不合格通知は必ず書面ですか

契約がメール可ならメールでも構いませんが、件名・理由・期日が残る形式にしてください。
チャットだけのやりとりは後から検索しにくく、監査にも弱いです。

Q. 再納品期日は何日が妥当ですか

修正量と相手の稼働に依存します。
契約に再納品期間があればそれに従い、無ければ双方合意した日付を台帳に固定します。

Q. 発注側の都合変更は不合格にできますか

仕様変更は不合格ではなく変更依頼として扱うのが適切です。
費用・期日の再合意を別書面にし、検収基準を更新します。

Q. テンプレを社外に送ってよいですか

社内承認済みの定型なら問題になりにくいですが、機密・個人情報はマスクしてください。
取引先ごとに宛名と案件名だけ差し替える運用が安全です。

Q. 不合格中も支払期日は進みますか

起算点の取り方は契約と社内方針によります。
台帳上は不合格・再納品の日付を残し、起算の説明ができるようにしてください。

8. 不合格通知の保管と再検収ログ

不合格メールは発注番号フォルダへPDF化し、台帳行の添付欄から辿れるようにします。
再納品が届いたら再検収開始日を別列で入れ、初回検収と混同しないようにします。
合格時の受領日運用は検収完了メールと受領日と対になる形で揃えてください。

8-1. 修正回数の上限管理

契約の修正回数上限に近づいたら、解除・減額の社内確認を通知文の前に済ませます。
上限到達後の口頭延長は証跡が弱いので、書面で残回数と条件を更新します。
基準が曖昧な場合は通知前に検収基準の決め方へ戻って合意し直します。

8-2. 一部合格の切り分け

合格部分と不合格部分を分けられる契約なら、合格分だけ子行を分けて支払います。
全部差し戻しが常に最適とは限らないため、範囲を通知文の先頭で明示します。
子行の切り方は段階納品・部分検収の台帳記録を参照してください。

8-3. 理由なき引き延ばしの回避

不合格の名目で実質的な受領拒否になっていないか、週次で点検します。
論点は検収・受領拒否と60日を確認してください。
再納品期限を空欄のままにしないことが、双方のスケジュール保護につながります。

迷った判断は口頭で終わらせず、台帳コメントに根拠と次アクションを残すことが再発防止の最短ルートです。

まとめ

• 不合格は基準との差分・事実・再納品期日で書く
• 感情表現と曖昧な要改善は避ける
• 通知と同時に台帳のステータスと期日を更新する
• 部分合格がある場合は成果物単位で分ける
• 通知スレッドと台帳を紐づけて保管する

注意

本記事は取適法・フリーランス新法に関する一般的な情報の整理であり、トリカク（torikaku）の機能説明を含みますが、法的助言ではありません。
不合格通知の文言は、契約の検収条項を踏まえ専門家にも確認してください。