フリーランスからの相談受付— 下請法・新法

1. 相談受付の初動

1-1. 感情対応と事実確認の分離

まず相談者の主張を聞き取りつつ、 発注書面の有無・受領日・支払予定日・契約条項など、 確認可能な事実に切り分けます。
法的結論をその場で断言せず、 「社内で確認のうえ回答します」と一次回答の型を決めておきます。

1-2. 窓口の一本化

現場担当・営業・経理それぞれが個別に返答すると、 回答内容が食い違う原因になります。
相談窓口（購買・法務・コンプライアンス等）を社内で決め、 受付ログを一本化します。

1-3. 報復措置に該当しない対応

相談を契機に取引停止・条件悪化を検討してはいけません。
対応中も通常の取引・支払を継続し、 相談事実自体を不利益の理由にしないよう社内に周知します。

2. 社内確認の手順

2-1. 台帳との突合

相談内容を台帳上の取引と突合し、 書面交付日・記載事項・受領日・支払期日が相談者の認識と一致するか確認します。
チェック項目は発注コンプライアンスのチェックリストが参考になります。

2-2. 記載事項の欠落確認

発注書面に報酬・支払期日・検収条件などが欠けていないか、記載事項のテンプレートと照合します。
欠落があれば、速やかに書面の追完・再交付を検討します。

2-3. 60日超過の有無

受領日から60日を超えて未払いの取引がないか、 台帳で機械的に洗い出します。
起算点の整理は支払60日ルールの起算点を参照してください。

3. 回答と是正の進め方

3-1. 回答期限の設定

社内確認に時間がかかる場合も、 一次回答で「いつまでに回答するか」の期限を明示します。
無回答のまま放置すると、相談者が外部機関へ申告する動機が強まります。

3-2. 是正可能な事項の優先

書面不交付・受領日未記録・支払遅延など、 形式・運用上是正できる事項から手を付けます。
是正内容と完了日を相談記録に残し、必要に応じて相談者へ報告します。

3-3. 専門家へのエスカレーション

契約解釈・禁止行為の該当性など、 社内判断が難しい事項は法務・顧問弁護士へエスカレーションします。
エスカレーション日・依頼内容・回答要点を社内記録に残します。

4. 相談記録の設計

4-1. 記録テンプレート

相談日・相談者・該当取引・相談要旨・社内確認結果・回答日・是正内容を 1シートで追えるテンプレートを用意します。
Excelでも台帳でも構いませんが、 担当者が変わっても追える保存先に置きます。

4-2. 再発防止への接続

相談の根因が「現場の口頭発注」「見積転記ミス」など運用にある場合、 社内研修・チェックリスト改定につなげます。
個別対応で終わらせず、プロセス改善のチケットを起票する習慣が有効です。

4-3. 外部申告への備え

相談者が公正取引委員会等へ申告した場合に備え、 社内記録が事実関係を説明できる状態にあるか定期確認します。

5. 相談対応の実務シナリオ

5-1. 「書面がない」と言われた場合

台帳で該当取引を検索し、 発注書PDF・メール交付記録の有無を確認します。
未交付なら48時間以内の追完を目標に、 チャット合意要約から発注書面を起票します。
相談者には「確認中・○日までに回答」と期限付きで返信し、 完了後に是正内容を報告します。

5-2. 「支払が3か月遅れている」場合

受領日からの経過日数を台帳で計算し、 60日超過の有無を即座に判定します。
超過している場合は経営・経理へエスカレーションし、 支払予定日を具体日付で相談者に通知します。
遅延理由（検収未完了・請求書未着等）を切り分け、 検収側の問題なら現場へ、経理側なら支払フローを是正します。

5-3. 社内で責任者が不明な場合

相談記録に「初動担当」「法務エスカレ先」「最終回答者」を必ず記入し、 担当者不在時の代理窓口をコンプライアンス規程に明記しておきます。
長期間放置された相談は、外部申告リスクが高いため週次で未クローズ一覧をレビューしてください。

よくある質問

Q. 相談を受けたら必ず書面を出し直す必要がありますか

記載不備・未交付がある場合は是正が必要です。
既に適切な書面がある場合は、内容説明と台帳確認で足りることもあります。

Q. 特定受託事業者かどうか不明な相談者への対応は

形式判定を行い、特定受託事業者の定義に照らして義務の範囲を整理します。
不明な場合は保守的に記録・書面整備を進める運用が安全です。

Q. 相談内容が事実と異なる場合は

台帳・メール・発注書面を根拠に、 事実関係を丁寧に説明します。
争いを煽らず、確認可能な資料を示す姿勢が重要です。

Q. 複数のフリーランスから同種の相談が来た場合

個別対応だけでなく、 全取引先横断で書面・支払運用を点検する契機にします。
共通の運用不備があれば、一括是正のプロジェクトとして扱います。

Q. 相談記録の保存期間は

関連する発注書面・5条書類と整合する期間で保存する運用が望ましいです。
社内規程で最低保存年数を定めておくとよいでしょう。
相談から外部申告に至った案件は、 調査対応が完了するまで別フォルダでロックし、改ざん防止のため編集権限を限定します。

6. 相談ログのテンプレート

相談受付シート（Excelまたは台帳カスタムフィールド）に、 相談番号・受付日・相談者・取引先ID・相談要旨・初動回答日・是正内容・クローズ日を列挙します。
週次で「未クローズ」「60日関連」「書面未交付」タグ付き案件を法務・経理・購買の三者で15分レビューするミーティングを設けると、 放置案件が減ります。
相談内容が複数取引にまたがる場合は、 取引IDを複数行に分けて紐づけ、合意内容の適用範囲を明確にしてください。
相談者へは個人情報・他取引先情報を開示せず、 自社の対応方針と是正スケジュールのみを伝えるよう、 返信テンプレートを法務が事前承認しておくと安全です。

まとめ

• 相談は窓口を一本化し、事実確認と感情対応を分ける
• 台帳と突合し、書面・受領日・支払期日の不備を優先是正する
• 回答期限を明示し、無回答放置を避ける
• 相談記録を残し、再発防止・外部申告への備えにつなげる

5. 相談受付フローのチェックリスト

• 相談窓口・受付ログの正本を決めたか
• 該当取引を台帳で特定し、書面・受領日・支払期日を確認したか
• 報復措置に該当しないよう、取引継続を明示したか
• 回答期限と是正内容を記録したか
• 再発防止の改善チケットを起票したか

相談対応の品質は、回答速度だけでなく「是正が台帳に反映されたか」で測ります。
クローズ後も、関連取引の60日アラートが正常に動いているかを経理が確認してください。

注意

本記事は取適法・フリーランス新法に関する一般的な情報の整理であり、トリカク（torikaku） の機能説明を含みますが、法的助言ではありません。
個別の契約内容・取引実態については専門家にご確認ください。