ライブハウス・イベント音響照明の— 当日追加発注

1. 事前契約に書いておく追加単価表

1-1. 機材メニュー

マイク追加、モニター追加、ムービングライト追加など、当日に出やすい品目の単価を別表にします。
単価表が無いと、現場交渉が減額・買いたたきの疑義につながります。

1-2. 人件費の延長

仕込み延長、撤収延長の時間単価と、何分単位で計算するかを決めます。
「終演が押したからサービス」だけでは翌月の説明ができません。

1-3. キャンセルとノーショー

出演キャンセルで不要になった機材のキャンセル費用も事前合意します。
切り分けはキャンセルと中途解除の違いです。

2. 当日の確定フロー

チャット発注の記録型はチャット発注の書面記録とSlack/Teamsでの発注書面が使えます。
「あとで請求書に載せる」だけは禁止に近い運用です。

3. 受領日と検収

3-1. 役務完了の時点

音響・照明は公演終了または撤収完了をもって役務完了と定義することが多いです。
追加機材も同じ完了時点で受領日を揃え、別日にしない方が管理しやすいです。
起算は支払60日ルールの起算点に合わせます。

3-2. 事故・機材破損

破損時の弁償と、役務対価の減額を混同しないでください。
違約金・損害賠償との切り分けは違約金・損害賠償と減額の混同防止を参照してください。

3-3. 複数バンドの持ち時間変更

タイムテーブル変更で人件費が延びる場合、主催側の変更指示として記録します。
出演者都合か主催都合かを備考に残すと、費用負担の社内説明が楽です。

4. シナリオ：屋外フェスの突然の雨対策照明

降雨で追加の防水照明と電源車が必要になった場合、単価表に無い品目は見積概算でも当日確定メッセージに金額レンジを書きます。
終演後に「思ったより高かった」と一方的に削ると、減額問題になります。
減額判定は値引きと減額の社内判定の手順に乗せます。

3条の記載事項は記載事項のテンプレートにイベント名・ステージ・追加品目を足して使います。

5. 台帳運用と件数

週末ごとに追加行が増える会場は、Excelの当日メモが散逸しやすいです。
イベントID必須化と、ExcelからSaaS移行を検討してください。
トリカク（torikaku） では当日追加フラグで月次レビューし、単価表に無い品目の再発を防げます。

全体の抜け確認は発注コンプライアンスのチェックリストに「当日追加の当日確定」を追加します。

6. 会場スタッフ向けの当日カード

技術担当が舞台袖にいる間、フロントのスタッフが追加を口頭承諾してしまう事故が起きます。
当日カードに「追加を確定できる権限者」「単価表の場所」「確定メッセージの宛先」を大きく書き、権限外の口約束を禁止します。
権限者が無線対応中でも、代理を1名決めておきます。

終演後の打ち上げや搬出で確定作業が流れるため、本公演終了直後の15分を「追加確定タイム」に固定します。
その場で品目と金額を読み上げ、チャットに投稿し、相手の既読または返信を確認します。
翌日の事務処理に回すと、記憶違いで減額交渉が始まります。

巡回公演や系列会場では、会場ごとに単価表の版が違うことがあります。
当日使う単価表の版番号を開場前に確認し、台帳の追加行にも版番号を残します。
旧単価で確定して後日訂正すると、変更合意の連鎖が必要になります。

• 追加確定の権限者と代理を明示する
• 終演直後15分を確定タイムにする
• 単価表の版番号を開場前に確認する
• 確定メッセージの既読／返信を残す
• 追加行にイベントIDと版番号を必須化する

8. 失敗例から逆算する欄設計

よくある失敗は、舞台袖の無線だけで追加を決め、チャット確定を翌朝にしたケースです。
翌朝には関係者の記憶がずれ、請求額の認識が割れます。
終演直後15分をカレンダー予定として会場オペに組み込みます。

単価表の旧版で確定したケースも多いです。
開場前チェックに版番号確認を入れ、追加行の必須欄に版番号を持たせます。
版が違う確定は無効とし、再確定を求める運用が安全です。

よくある質問

Q. 出演者側が追加機材を頼んだ場合の支払先は

主催が契約当事者なら主催台帳に載せ、出演者負担なら別契約にします。
口頭の「バンド持ち」だけでは請求が迷子になります。

Q. 個人の音響オペレーターへの直接発注は

適用判定・記載事項・支払期日を確認し、機材レンタル会社との契約と混ぜません。

Q. 終演が深夜にずれ込んだ場合の受領日は

カレンダー日付の扱いを契約で決め、台帳は一貫したルールで入れます。

Q. 写真・配信の同時発注は

音響照明と制作物（配信データ）は別行にし、納品物定義を分けます。

Q. 発注書面の型は

発注書面（3条）を当日追加用に短文化し、単価表を添付します。

7. 請求書突合の翌営業日ルーチン

週末興行の追加行は、翌営業日に請求予定一覧と突合します。
台帳に無い品目が請求書に載っていたら、当日確定メッセージの有無を先に確認し、無ければ差し戻します。
有るのに台帳漏れなら、起票漏れとして当日中に補正し、再発防止で権限カードを見直します。

系列会場で同じ音響会社を使う場合、会場コードを発注番号に含めます。
まとめ請求でも会場別の行を残し、どの公演の追加かを監査で説明できるようにします。
まとめ請求を1行に潰すと、キャンセル費用と追加費用の区別が消えます。

配信同時開催の公演は、音響照明と配信技術の追加が同時に発生します。
ベンダーが違えば確定メッセージも別々に送り、片方だけの確定で両方を動かさないでください。

まとめ

• 追加単価表を事前契約に付ける
• 決定から当日中にチャット確定と台帳起票
• 受領日は公演完了定義に揃える
• 破損弁償と対価減額を混同しない
• イベントIDで追加行を月次レビューする

現場の速さは価値ですが、証跡ゼロの速さは翌月の経理を止めます。
「追加が決まったら30分以内に確定メッセージ」を会場スタッフの標準動作にしてください。

ライブの価値は瞬発力ですが、瞬発力の請求は翌日の突合で壊れます。
権限カード・終演直後15分・単価表版確認の三点を会場標準にする。
翌営業日に請求予定と突合し、台帳漏れと確定漏れを切り分ける。
系列会場でも会場コードを残し、配信同時開催はベンダー別に確定する。
追加が決まったら30分以内、を守れれば翌月の減額交渉は激減します。

開場前ブリーフィングで単価表版・権限者・代理・確定先チャットを唱和し、写真に撮って当日フォルダへ入れます。
終演直後は追加確定タイムをアナウンスし、未確定の無線指示を無効化する宣言をします。
翌営業日の突合で差分が出たら、権限カードか版管理のどちらが原因かを必ず記録します。
差分の原因分析がないと、同じ週末に再発します。

雨天時の屋外追加は単価表外になりやすいので、概算レンジでも金額を確定メッセージに書き、確定後の再見積もりルールを一文添えます。
レンジ無しの「とりあえず入れて」は、翌朝の減額交渉の入口です。
配信同時開催なら、音響追加と配信追加の確定IDを相互に貼り、片方欠落を防ぎます。
会場コード・版番号・確定IDの三点が揃って初めて翌営業日突合が意味を持ちます。

開場前ブリーフィングの唱和

開場前に単価表版・権限者・代理・確定先チャットを唱和し、写真を当日フォルダへ入れます。
終演直後は追加確定タイムをアナウンスし、未確定の無線指示を無効化する宣言をします。
翌営業日の突合で差分が出たら、権限カードか版管理のどちらが原因かを必ず記録してください。

注意

本記事は取適法・フリーランス新法に関する一般的な情報の整理であり、トリカク（torikaku） の機能説明を含みますが、法的助言ではありません。安全規制・個別契約の判断は専門家にご確認ください。