新規取引先オンボーディング— 適用判定の質問5つ

1. 質問1：法人か個人か（一人法人を含む）

「株式会社／合同会社／個人事業主／一人法人」を選択式で取ります。
個人と一人法人の実態確認は個人と一人法人の実態を見て聞き方を揃え、二刀流（個人＋法人）は個人＋法人の二刀流の適用単位で単位を決めます。

2. 質問2：資本金（または出資の状況）

直近の資本金額と、登記上の確認日を聞きます。
「だいたい」は不可で、登記簿または申告ベースの数値を求めます。
期中に変わるケースは資本金が期中に変わったときの適用判定をオンボーディング後の更新ルールに紐づけます。

3. 質問3：従業員数の数え方

「何人ですか」だけでは足りません。
アルバイト・出向・役員の扱いを明示した質問文にし、回答の定義を揃えます。
数え方の正本は従業員数の数え方（アルバイト・出向・役員）をリンクし、フォームの注記に要約を載せます。

4. 質問4：主な委託類型

製造／修理／情報成果物／役務／運送など、予定する類型を複数選択で取ります。
プログラムとデザインの境界など曖昧な類型は情報成果物のプログラムとデザイン境界を参照し、初回案件の類型メモをマスタに残します。
準委任と請負の混在予定があるなら準委任と請負が混在する契約の分け方を事前共有します。

5. 質問5：再委託・下請構造の有無

「貴社がさらに外注するか」をYes/Noと概要で取ります。
孫請け構造の確認は再委託・孫請けチェックをオンボーディングの最終問にし、禁止／条件付き許可を契約条件へ反映します。

6. 5問を載せるフォーム設計

マスタの重複登録も同時に防ぎます。
重複排除は取引先マスタの重複のルールをオンボーディング担当の手順書に含めます。

7. シナリオ：紹介経由のフリーランス

社員の知人紹介で急ぎオンボーディングし、5問を飛ばして発注したケースです。
後から一人法人だと分かり、適用判定と源泉・インボイスの扱いが一度に崩れました。
紹介経由でも5問必須とし、フリーランス新法との重なりはフリーランス新法と取適法の義務が重なるときの順序で確認します。

チェックリスト

• 5問がフォーム必須になっているか
• 回答定義（従業員の数え方等）が注記されているか
• 未回答のまま発注番号を採れないか
• 更新頻度（年次／資本金変更時）が決まっているか
• インボイス登録番号の確認も同時に走るか

登録番号確認は取引先のインボイス登録番号確認を6問目として足しても負荷は大きくありません。

8. 質問文の例（コピー用）

Q1: 契約当事者の区分を選んでください（個人事業主／株式会社／合同会社／一人法人／その他）
Q2: 直近の資本金（または出資総額）と確認日を記入してください。不明な場合は登記情報の提出可否を選んでください。
Q3: 従業員数を、当社定義（アルバイト・出向・役員の扱いを注記）に従って記入してください。
Q4: 今後12ヶ月で想定する委託類型をすべて選んでください。
Q5: 本件業務の再委託・外注予定はありますか。ある場合は概要を記入してください。
この文言をフォームに貼り、注記リンクだけ社内記事へ向けます。

8-1. 回答が「不明」のときの社内処理

不明は未完了と同じ扱いとし、発注番号を採れないようにします。
自社で登記を取得して埋める場合は、取得日と取得者をマスタに残します。
相手の自己申告だけに依存する項目（従業員数など）は、定義注記の同意チェックを必須にします。

8-2. 営業が嫌がるときの説明

「取引先に失礼」という抵抗には、質問が与信や反社チェックと同列の取引開始条件だと説明します。
所要時間は相手側5〜10分、自社側の後追い調査は数時間、とコスト比較を示すと通りやすいです。
紹介案件でも例外を作らないことが、結果的に紹介者との信頼を守ります。

9. オンボーディング完了の定義

5問の回答がマスタに入り、適用判定結果が保存され、発行者が確認した時点を完了とします。
「フォーム送信済み」だけでは完了にしません。
完了前の発注はサンドボックスまたは下書きに限定し、本番番号を発行しません。
完了メールの文面に、次回の年次確認予定月を書いておくと、更新漏れが減ります。

よくある質問

Q. 相手が回答を拒否したら

発注を止めるか、自社調査（登記等）で代替するかを規程化します。
「不明のまま取引開始」は禁止が安全です。

Q. グループ会社は質問を省略できますか

適用単位の確認は省略しない方がよいです。
グループの適用単位はグループ会社の適用単位を見てから省略可否を決めてください。

Q. NPOや協同組合はどう聞きますか

法人格の種別を先に聞き、資本金概念が無い場合の代替指標を注記します。
判定の聞き方は協同組合・NPO・一般社団法人への発注の適用判定の質問例を借りると、フォーム注記が速く書けます。

Q. 年次の再確認は必要ですか

特定受託事業者の年次確認と合わせて回すと効率的です。
年次確認は特定受託の年次確認に5問の再実施を組み込みます。

10. 既存取引先への遡及適用

新規だけ5問を必須にしても、既存マスタが空欄のままでは穴が残ります。
取引中の相手から優先して5問を再実施し、休眠取引先は後回しで構いません。
再実施の案内文は「取引条件の社内整備のため」と短く伝え、与信調査との混同を避けます。
未回答の既存先は、次回発注時にブロックする段階導入でも効果があります。
一斉メールで全部止めようとすると現場が反発するので、発注ゲート連動の方が現実的です。

11. 実例：5問を入れた四半期の変化

新規取引先のオンボーディングに5問を必須化した四半期、適用判定の後追い調査が12件から2件に減りました。
残り2件は相手が登記提出を拒否したケースで、発注自体を見送る判断ができました。
営業の所要時間は案件あたり平均7分増えましたが、経理の後工程が平均40分減ったため、会社全体ではプラスでした。
「失礼だから聞かない」文化より、「取引開始条件として聞く」文化の方が、結果的に相手との認識ズレも減ります。
質問文を固定したことで、担当者ごとの聞き漏れも消えました。
効果測定は、後追い調査件数と発注差し戻し件数の2指標で十分です。

12. 回答の保管期間

5問の回答と添付（登記情報など）は、取引終了後も発注関連書類と同じ保管方針で残します。
個人情報に当たる項目は、アクセス権を経理・管理に限定します。
廃棄する場合も、適用判定の結論だけはマスタ履歴に残す運用が便利です。
保管と廃棄のルールは、情シスと一度擦り合わせて文書化します。

13. 海外居住フリーランスへの聞き方

居住地・契約準拠法・支払通貨を5問に追加質問として足す場合があります。
適用判定の枠組みは国内向けでも、支払・証跡の実務は追加確認が必要です。
英語での回答を受け取るなら、社内訳の確定版をマスタに残します。
追加質問があること自体をオンボーディング案内に先に書いておくと、相手の負担感が減ります。

14. 代理店・紹介会社経由の聞き方

実際の受注者と契約当事者が異なる場合、5問は「請求・契約の名義」に対して行います。
紹介料だけ別会社、制作は個人——のような構造では、当事者ごとにフォームを分け、混在回答を防ぎます。

14-1. 聞き漏れが起きやすい3パターン

• 紹介者が「うちの知り合いだから大丈夫」と資本金確認を省略する
• 請求書の宛名が屋号で、法人／個人の区分がフォームと不一致
• 再委託を「紹介者が全部やる」と誤解し、孫請け有無をNoにする

再委託の確認手順は再委託・孫請けチェックを最終問に固定し、紹介経路だから省略しない運用にします。
書面保存の最低ラインは書面作成・保存義務と同列の取引開始条件として、オンボーディング案内の1行目に書いておくと営業の理解が揃います。

14-2. 完了前に走らせる社内ゲート

5問完了＝マスタ確定の前に、発注コンプライアンスチェックリストの「取引先マスタ」行だけを先行確認します。
適用判定が空のまま試験発注番号を採る運用は、本番移行時に一括差し戻しを招きます。

15. よくある質問（追補）

Q. 5問の回答を後から相手に訂正してもらったら

訂正前の回答は履歴として残し、適用判定を再計算します。
資本金や従業員数が変わる訂正は、進行中発注の書面見直しトリガにします。

Q. 同一会社から複数担当者が回答した場合

回答日時が新しい方を正とし、矛盾項目は確認メールで一本化します。
複数回答をマージして推測で埋めないことが、後の適用判定トラブルを防ぎます。

まとめ

• オンボーディング完了前に5問を必須化する
• 個人／法人・資本金・従業員・類型・再委託を取る
• 回答定義と証跡をマスタ欄に直結する
• 紹介案件・急ぎ案件でも例外を作らない

注意

本記事はオンボーディング質問の設計例であり、法的助言ではありません。
適用判定の結論は、取得した事実関係と専門家の確認に基づいてください。