採用・スカウト代行— 成功報酬と期日起算

1. 成功の定義を一文で書く

1-1. どのイベントが成功か

書類通過、一次面接設定、内定承諾、入社、試用期間満了など、成功イベントを1つに固定します。
複数段階の報酬なら、各段階の金額と確定日を表にします。
成果報酬全般の起算は成果報酬・レベニューシェアの期日を先に読み、採用固有のイベントを上書きしてください。

1-2. 求人票と実際の条件ギャップ

給与レンジやリモート可否が求人票と実態でずれると、代行側の成果が発注側否認になりやすいです。
JDの正本と変更履歴を発注書面に紐づけます。
ギャップ点検は募集JDギャップチェック、記載事項は記載事項テンプレです。

1-3. シナリオ: 内定後辞退の返金

例: 成功を内定承諾と定義し報酬を支払った直後、候補者が入社前辞退。発注側は「入社しなければ成功ではない」と全額返金を要求。
契約に返金条項が無く、代行側は減額禁止を主張して膠着する。
手順の次アクションとして、成功定義・返金窓・返金額を同一書面に並べ、台帳の「成果確定日」「返金期限」列に落とします。3条の型は発注書面（3条）です。

1-4. 成功イベントの選び方

内定承諾はキャッシュが早い一方、辞退返金リスクが高いです。
入社日起算は遅延しやすい一方、成果の確実性が上がります。
試用満了は最も確実ですが、代行側の資金繰りと発注側の支払期日が長期化するため、分割払い条項とのセット設計が現実的です。
成果報酬全般の考え方は成果報酬・レベニューシェアの期日を先に読んでから、採用固有のイベントで上書きしてください。

2. 期日起算の置き方

60日の数え方は支払60日の起算、電子承諾の受領は検収と受領日で扱います。
マイルストーン分割はマイルストーンと最終検収が参考になります。

3. 返金・減額・違約の区別

3-1. 約定返金は減額ではない

契約で決めた条件付き返金は、事後の一方的減額とは別勘定で処理します。
返金請求書・相殺合意を残し、代金行を黙って書き換える運用は避けます。
減額全般は減額・買いたたき、違約金との混同は違約金と減額の混同を参照してください。

3-2. 排他・専任の扱い

他社併用禁止や専任条項がある場合、違反時の扱いを成功報酬と混ぜないことが重要です。
排他契約の整理は排他・専任契約を参照します。

4. 台帳運用

4-1. 候補者単位の行

求人票単位だけでなく、候補者ID・紹介日・成功イベント・支払状況を行に持ちます。
重複紹介の扱い（先着／発注側選択）も備考ではなく列で管理します。
日常ルールは発注台帳の運用実務、KPIはダッシュボードKPIです。

4-2. 採用が並行するときのExcel限界

職種・代理店が複数あると、成功定義の版がシートごとに分岐します。
件数と代理店数が増えたらExcelからSaaS移行の目安を検討してください。

5. 選考プロセスとの接続

5-1. 面接設定は成功か活動か

面接設定を成功報酬に含める場合、ノーショーや日程変更の扱いを定義します。
活動報酬（面接設定）と成功報酬（内定）を併存させるなら、二重計上の禁止ルールも書きます。
人事と現場面接官のどちらが「有効面接」を承認するかをRACIで固定します。
役割はRACI、成果起算の一般論は成果報酬の期日です。

5-2. 重複候補の裁定

自社応募と代行紹介が衝突したとき、先着・経路優先・発注側裁定のどれで決めるかを契約に書きます。
裁定結果と日時を台帳に残さないと、成功報酬の二重請求や否認が感情論になります。
JDや条件変更で母集団が変わった場合は、募集JDギャップチェックと合意版仕様書で版を上げます。
変更は変更合意の証跡として残します。

5-3. 保証期間と一部返金

入社後早期退職の保証がある場合、保証日数、返金率、対象外事由（整理解雇等）を表にします。
返金は代金行の書換えではなく、返金請求または相殺合意として別記します。
減額との混同は減額・買いたたきと違約金と減額で防ぎます。
起算・支払は支払60日の起算、保存は書類保存義務です。

6. 複数代理店の並行運用

6-1. 社内マスター条項

職種ごとに代理店を分ける場合、成功定義と返金条件の版が代理店ごとに分岐しないよう、社内マスター条項を用意します。
代理店別に成功定義が微妙に違うと、人事・経理の説明が不可能になります。
マスター条項の変更は合意版仕様書の版番号で管理してください。

6-2. 返金率の表設計

返金は代金行の書換えではなく、返金請求または相殺合意として別記します。
減額との混同は減額・買いたたきと違約金と減額で防ぎ、件数が増えたらExcelからSaaS移行を検討してください。

6-3. 候補者行の必須列

• 候補者ID、紹介日、紹介経路（自社／代行A／代行B）
• 成功イベント種別、成果確定日、支払起算日
• 返金期限、返金率、相殺合意の有無
• JD版番号（条件変更時の否認根拠）

KPIはダッシュボードKPIで成果未確定の長期滞留を監視し、全体の抜けは発注コンプラチェックリストで洗います。

7. 成功報酬の社内説明資料に載せる一文

7-1. 経営層向け

「成功の定義が曖昧な報酬は、採用コストではなく係争コストになる」と説明し、定義・返金・起算の三点セット承認を求めます。
内定起算と入社起算のキャッシュ差も、簡単な数値例で示します。
排他条項がある場合は、併用禁止の範囲と違反時処理を別スライドにします。
排他は排他・専任契約、成果起算は成果報酬の期日です。

7-2. 現場面接官向け

面接官が「この人は定義外」と口頭で否認しても、台帳に理由コードが無い限り確定しません。
面接後24時間以内の入力を依頼し、放置を本確定扱いにするか否かを契約と社内規程で揃えます。
自動合格を使うなら自動検収のリスク、検収は検収基準の決め方です。
JD変更は募集JDギャップチェックと同時に代理店へ再明示します。

7-3. チェックリスト（候補者クローズ）

• 成功イベントが契約定義と一致するか
• 成果確定日と証跡（承諾メール等）が紐づくか
• 返金窓・返金率の適用有無を確認したか
• 重複紹介の裁定結果が記録されているか
• 支払行と返金行が分離されているか

起算は支払60日の起算、減額混同は減額・買いたたき、全体は発注コンプラチェックリスト、肥大時はExcelからSaaS移行です。

8. よくある質問

Q. リテーナー（月額）と成功報酬の併用は

月額は稼働検収、成功報酬は成果確定、と起算を分け、相殺ルールを事前合意します。
検収基準は検収基準の決め方で固定します。

Q. スカウト文面の著作権は誰のものですか

文面・ターゲット設計の帰属と再利用可否を契約に書きます。
知財の一般論は著作権・IP委託です。

Q. 個人情報の預託はどう残しますか

候補者データの預託範囲・削除期限をNDA／覚書と台帳に残します。
NDAと発注書面、書類保存義務をセットで見ます。

Q. 他社と同時に同じ候補者を紹介されました

先着・経路優先・発注側裁定のルールを契約に書き、裁定結果と日時を台帳に残します。
排他条項がある場合は排他・専任契約との整合も確認してください。

Q. 入社日がずれ込んだ場合の起算は

成功定義が入社日なら、出勤開始日が起算です。内定承諾起算なら承諾受領日で60日が動きます。
入社待ちが長い場合は分割払いや前払い上限を契約に書き、支払60日の起算と矛盾しないよう台帳で管理してください。

補足シナリオ: リテーナー消化の見え方

月額リテーナーを成功報酬から差し引く設計では、消化残高と成功確定のタイミングがずれると説明が難しくなります。
台帳ではリテーナー行と成功報酬行を分け、相殺は別トランザクションとして残します。
「残リテーナーがあるから成功報酬を払わない」と止めると、成果確定後の支払遅延になります。
起算は支払60日の起算、成果の一般論は成果報酬の期日、マイルストーン分割はマイルストーンと最終検収です。
知財（スカウト文面）は著作権・IP委託、全体は発注コンプラチェックリストで点検します。

9. まとめ — 成功定義が起算を決める

• 成功イベントを一文で固定し、返金条件を同書面に並べる
• 内定・入社・試用で起算が変わることを表で合意する
• 返金は別勘定、代金行の黙った書換えはしない

全体の抜けは発注コンプラチェックリストで洗い、役割はRACIで人事・現場・経理を分けます。

注意

本記事は取適法・フリーランス新法に関する一般的な情報の整理であり、法的助言ではありません。
個別の契約・適用判断は弁護士等の専門家にご確認ください。
トリカク（torikaku）の機能説明を含みますが、個別案件の適法性を保証するものではありません。