仮払い・概算払いの本精算— 期日起算の付け方

1. 用語の整理

1-1. 仮払い

最終金額が未確定の段階で、一部を先行支払うことです。
着手金に近い場合と、概算請求に基づく場合があります。

1-2. 概算払い

概算見積や概算請求に基づき支払う形態です。
実測・実働確定後に差額を精算します。

1-3. 本精算

最終金額を確定し、追加払または返金・相殺でクローズする手続きです。
着手金との違いは着手金・前払いの注意点も参照してください。

2. 起算の基本方針

2-1. 給付受領と仮払いを分ける

仮払い時点で給付が未受領なら、仮払いは前払として管理し、本精算の起算は後の受領日に置きます。
既に部分給付を受けているなら、その受領に対応する金額の期日管理を先行させます。
起算の一般論は支払60日ルールの起算点です。

2-2. 残額の起算

本精算で確定した残額は、最終成果物の受領日（または契約で定めた確定イベント）を起算にします。
「仮払いした日から起算し直す」運用は、残額の支払を不当に先延ばししやすいです。

2-3. 検収完了待ちの罠

本精算を検収完了日まで起算しない運用は、検収遅延が支払遅延に直結します。
検収基準は検収基準の決め方で明確化し、受領日と検収完了日を分離してください。

3. 台帳の行モデル

1行に仮払と本精算を上書きすると履歴が消え、監査説明が難しくなります。
マイルストーン払いと同様に行分割が基本です。

4. 差額が減額に見えるとき

概算より本精算が下がった場合、差額を「減額」と社内で呼ぶと禁止行為と混同します。
実働確定に基づく精算なのか、発注後の一方的値下げなのかを分けて記録します。
減額の線引きは減額・買いたたきの禁止を確認してください。

仕様縮小による金額変更は、給付変更として再見積・再書面が必要になることがあります。
給付内容の変更・やり直しも併読してください。

5. 書面に書くべきこと

• 仮払・概算払の金額と支払時期
• 本精算の確定方法（実測・工数・単価）
• 追加払・返金の期日
• 概算と本精算の差額が減額交渉ではないことの整理

記載事項は記載事項のテンプレート、書面の要点は発注書面の3条ポイントで点検します。

6. 月末締めとKPI

「仮払済・本精算未了」「本精算確定・残額未払」を例外リストにします。
締めは月末締めと60日管理、可視化はダッシュボードKPIが使えます。

証跡は概算請求・確定請求・差額計算書をセット保存します。
書類作成・保存義務の観点でフォルダ設計してください。

7. 遅延・利息

本精算残額が期日を超えた場合は、仮払済みでも遅延論点になり得ます。
「だいたい払っているから」は期日超過の免責にはなりません。
遅延利息の支払義務を確認してください。

8. 実務シナリオ

8-1. 制作費の概算→実測精算

概算80万円仮払、最終90万円なら追加10万円を最終受領日起算で管理します。
最終70万円なら返金10万円を合意期日で管理し、減額交渉ログと混同しません。

8-2. 工数精算型

月次概算払→翌月確定精算の場合、各月の給付受領（役務提供完了）と精算行を対応づけます。
複数月を1行にまとめると起算が崩れます。

8-3. 保留金併用

仮払＋保留金＋残金がある場合は行が増えます。
保留金と検収の影響とセットで設計してください。

9. 本精算カレンダー例

9-1. 月次概算の締め

毎月末に概算払、翌月10日までに実働確定、15日までに本精算請求、20日までに残額支払、というカレンダーを契約と台帳の両方に置きます。
実働確定が遅れたら「確定遅延」フラグを立て、残額期日の再合意が必要かを判断します。
黙って支払を止める運用は避けます。

9-2. 差額が大きいとき

概算と確定の差が一定率（例: 20%）を超えたら、単なる精算か仕様変更かを判定会議に回します。
仕様変更なら再見積・再書面、精算なら計算根拠の保存が中心です。
差額を値引き交渉ログに流し込むと、減額判定が汚染されます。

9-3. 返金が発生するとき

仮払超過は返金期日と方法（振込／相殺）を合意し、返金行を立てます。
相殺する場合も、反対債権としての認識を残し、支払行を書き換えて消さないでください。
返金遅延は受注側資金繰りに影響するため、催促ログも保存します。

よくある質問

Q. 仮払い時点で60日管理は不要ですか

仮払い自体にも契約上の支払時期があります。
加えて本精算残額は別起算で管理します。

Q. 本精算が大幅に遅れたら

確定手続きの遅延理由と、残額の支払期日を分けて記録します。
確定遅延を理由に無期限放置は避けます。

Q. 返金を相殺してよいですか

双方合意と契約条項があれば運用可能ですが、一方的相殺は争いやすいです。
台帳には相殺合意の証跡を残します。

Q. チェックリストに何を足しますか

仮払行の有無、本精算期限、残額期日、差額の性質（精算か減額か）です。
発注コンプライアンスのチェックリストへ追加してください。

Q. Excelで管理するコツは

親キーと精算ステータス列を固定し、仮払上書きを禁止します。
件数増で破綻しやすいため専用台帳も検討対象です。

10. 本精算遅延のエスカレーション

仮払から本精算確定までが社内上限（例: 45日）を超えたら、購買・現場・経理の三者で原因を切り分けます。
原因が実働集計遅れなら集計担当を増やす、仕様争いなら変更合意を急ぐ、請求書不備なら再提出期限を切る、と打ち手を分けます。
「そのうち精算する」は台帳上の残額期日を消しません。
上限超過件数はKPIにし、月次で経営またはコンプラ担当へ報告します。
報告資料には案件名だけでなく、仮払額・想定残額・超過日数を並べます。

11. 残額アラートの閾値

仮払済かつ本精算未了が30日超、残額確定後未払が7日超、差額率20%超の三点をアラート閾値にします。
閾値は業種で調整しつつ、ゼロ運用（閾値無し）は禁止します。
アラートメールの宛先は案件オーナーと経理の両方にし、片系だけに依存しません。

12. 現場への依頼文テンプレ

「仮払済み案件の本精算に必要な実働／納品確定データを〇日までに共有してください。残額の支払期日は最終受領日起算です」と依頼します。
依頼文に期日と起算を書くことで、現場が「仮払い済み＝もう終わった」と誤解するのを防げます。
返信が無い場合のリマインド間隔もテンプレ化します。

まとめ

• 仮払行と本精算行を分け、残額は最終受領日起算が基本
• 概算差額と一方的減額を混同しない
• 本精算未了を月末例外リストで洗う
• 仮払済みを理由に残額の期日管理を緩めない

注意

本記事は取適法・フリーランス新法に関する一般的な情報の整理であり、トリカク（torikaku） の機能説明を含みますが、法的助言ではありません。
個別の契約内容・取引実態については専門家にご確認ください。